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発注書とメールタイトル

2014.12.26 Fri.

facebookで炎上スレスレ(笑)に大いにコメントが盛り上がっておもしろかったので
ブログでネタにしようと思います。

某縫製屋さんが某日につぶやいたのは
「世の中のインテリアコーディネーターのほっとんどが
ろくな発注書を送ってこなくて非常にいらいらするぜ」っていう内容。
というのは別にただ怒りをぶつけているわけではなくて
それは発注ミスにもつながるし、電話での確認作業などの手間が増えるし
お互いにメリットがありませんよね?
コーディネーターの人はプレゼン資料作るときには
画像のラインを揃えたりとか気を使っているのであろうくせに
どうして発注書となるとこうも気を使わなくなるものか、と。

あっちに品番、こっちに寸法・・・ラインの揃っていない文章で送り付けてくる。

ビジネスとして考えるのなら、きちんとしたフォーマットを作り
整然とした発注書を使いなさい、いや、使ってください、おねがいします。
それがお互いの利益に大いにつながることだよねっていう
そんな投げかけの投稿だったのですが、

それに対してみんなおもしろがって群がって
いろんなコメントが集まり大変盛り上がったのでした。
全国の縫製屋さんは「そうだそうだ!」と賛同し
全国のICは「私はちゃんとやってますよ」派と、「うわごめんなさい」派に分かれ
全国のカーテン屋さんは「うちはこんなフォーマットだよ」と披露してくれたり。

それで、わが身を見返してみますとね、
もうまさにおっしゃるとおりな「ひどい発注書(見積もり依頼)」なわけです、はい。

ダラダラと文章で送り付ける、の、はいこれが模範解答ですみたいな(苦笑)

カーテンの発注に関しては、細かいたくさんの指示が必要なんです。
ブラインドなどのメカものもそうです。
部品の色、コードの種類、フックの種類、右なのか左なのかの指示、
正面なのか天井なのかの指示、
ヒダの形状、倍率、寸法、縫い方の種類、品番・・・・。

例えばこの画像のような見積書を送ると
だいたい「これとこれは、こうで良かったですかー」と確認の電話がかかってきます。
つまり、必要事項を満たしていない資料だということになります。

そういうの、お互い、時間の無駄だよね、発注ミスするよね、
もうちょっと考えようよね、という縫製屋さん側からの発信を受けて
あらためて、ジェイブルーもちゃんとしよっって思った次第です。

というわけで、私も新たな見積もり依頼書のフォーマットを作ったわけだ。
あわてて(苦笑)
1窓1枚、という発注書。

そう、1窓につき、1枚の発注書。←これ重要。

少しはマシになりましたでしょうか。

(笑)

それともうひとつ、そのときのfacebookでついでに盛り上がったのが
メールタイトルの話。

毎日膨大な数のメールのやりとりがありますよね。
そんなメールタイトルに「こんにちは」とかもう、ほんっと、意味ないです、やめてください、アホかっていう話。

「○○邸見積もり依頼」とかそういうタイトルにしてくれたら
あとからでも瞬時に探せるのに、と。

そういわれてみると確かに・・・
私がいつもお世話になっている特注家具屋さんがくれるメールは
必ずタイトルに「○○様邸の件」というようなタイトルがつけられていて
非常にわかりやすく、あとからでもデータをすぐに探せます。

こういうちょっとしたことの気遣いがあるかないかで
仕事がスムーズにいくのか、利益が確保できるのかにつながっていきます。

言われなくても気づく人は、ちゃんとできているんだと思います。
言われてハっとした人は、いまからすぐに直せばいいと思います。

 

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jay blueブログ | 6件のコメント

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  1. 発注書の件もしかり、メールの件名もしかり、同じ仕事をしている相手を同士と見て思いやる気持があれば最初から違っていたのではないかと・・・わたしの仕事ではありえない話なので、そんな適当なの?それがフリーランスの世界なの?(失礼)ちょっとびっくりしてしまいました(笑)そりゃ裁縫屋さん、キレるでしょ~~

  2. りか

    夏さん。フリーランスの人の話ではなくて、誰もかれもみんな、の話のようでした~。

  3. こうして文章になってるとなるほど!って思います。
    気持ちが先に行っちゃってると、ついつい自分が分かってるから相手の感覚までになれない時があるんですね。

    最近メールのタイトルは気をつけるようになりました。
    …って、相手の方のことを考えるよりも、後から見返す自分のためなのが、まだまだ未熟なんですが。

    まぁ、結局のところメールだけでのつもりでも、確認と意思疎通で電話してしまうことが多いです(笑)

  4. 虹曜日♪

    メールで用件が届けられるってめちゃ便利なのでそれだけで有難いから、自分側でちゃちゃって後から困らないように分類して「送ってくれてありがとうございます★」でお互いハッピーですし、相手がバージョンアップしてくださったら一層感謝で終わるんですけどね。

    ・・適当なものを形にして下さる、コミュニケーションでいっそう話が膨らむというのはモノづくりのメリットなので捨てがたいのではと思います★★が。
    そんなの思うのは私だけでしょうかね(汗

  5. りか

    かにたまさん。そうですね、メールしてFAXして、そんで電話する・・・ってこともよくあります(笑)

  6. りか

    虹曜日♪さん。コミュニケーションって難しい、実際はね、と思います。

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